Οι υποχρεώσεις της επιχείρησης, τις περισσότερες φορές, δεν εξαντλούνται στις δανειακές προς τις τράπεζες και τις ασφαλιστικές προς τους Φορείς Κοινωνικής Ασφάλισης. Συνήθως περιλαμβάνουν και τα χρηματικά ποσά που οφείλονται στους προμηθευτές (πρώτων υλών, προϊόντων ή και υπηρεσιών). Οι επιχειρηματίες, συνήθως, υπό το βάρος των επιπτώσεων που μπορεί να έχει για την επιχείρηση η καθυστέρηση της εξόφλησης των υποχρεώσεων προς τις τράπεζες και τα ασφαλιστικά ταμεία, παραμελούν τις υποχρεώσεις προς τους προμηθευτές. Η ενέργεια αυτή βεβαίως μπορεί να στερήσει την επιχείρηση από τη δυνατότητα ανανέωσης των προς πώληση προϊόντων λόγω της διακοπής της σχέσης με τους βασικούς προμηθευτές. Επιπλέον, οι προμηθευτές – ειδικά εάν κρατούν σε εξασφάλιση της πώλησης που έκαναν, επιταγές της επιχείρησης – έχουν τη δυνατότητα να προβούν σε νομικές ενέργειες για να εξασφαλίσουν την είσπραξη.

Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να ασχοληθούν σοβαρά και συστηματικά με τη διαχείριση και τακτοποίηση των καθυστερημένων υποχρεώσεών τους προς τους προμηθευτές και σε καμία περίπτωση να μην αδιαφορούν, καθώς οι επιπτώσεις μπορεί να είναι σοβαρές.

Για την υποβοήθηση της επιχείρησης παραθέτουμε στη συνέχεια απλά βήματα για τις ενδεδειγμένες ενέργειες: 

• Το πρώτο βήμα περιλαμβάνει την πλήρη και ακριβή απεικόνιση των υποχρεώσεών μας προς τους προμηθευτές.
• Καταγράψτε σε ένα πίνακα όλες τις καθυστερημένες υποχρεώσεις της επιχείρησης. Εάν η επιχείρηση τηρεί Γ’ κατηγορίας βιβλία θα τις βρει στον λογαριασμό 50 – Προμηθευτές. Στην περίπτωση των Β’ κατηγορίας θα βοηθήσουν τα τιμολόγια αγορών. Ο πίνακας αυτός θα πρέπει να έχει όλες τις αναγκαίες πληροφορίες όπως ονοματεπώνυμο ή επωνυμία προμηθευτή, τηλέφωνο επικοινωνίας, αρμόδιο άτομο για την επικοινωνία, ύψος οφειλής, στοιχεία παραστατικού που περιγράφει την απαίτηση (π.χ. αριθμό τιμολογίου, ημερομηνία κλπ). Συν. Πίνακας αποτύπωσης υποχρεώσεων.
• Οι χειρισμοί που προτείνονται απαιτούν δυνατότητα οργάνωσης και δεξιότητες επικοινωνίας. Οι προμηθευτές θα πρέπει τμηματοποιηθούν με συγκεκριμένα κριτήρια όπως π.χ. το ύψος του οφειλόμενου ποσού, την κρισιμότητα της διατήρησης της σχέσης, το ιστορικό της συνεργασίας ή τέλος ανάλογα με το αν είναι προμηθευτές εσωτερικού ή εξωτερικού. Προτείνεται την ευθύνη του βήματος αυτού της εργασίας να την αναλάβει ο ίδιος ο επιχειρηματίας, καθώς είναι αυτός που γνωρίζει τη σπουδαιότητα της διατήρησης της συνεργασίας με κάθε προμηθευτή χωριστά.
• Μελετήστε όλα τα έγγραφα που αφορούν τον προμηθευτή και τις συγκεκριμένες εκκρεμείς οφειλές πριν επικοινωνήσετε μαζί του. Μάθετε την ιστορία της σχέσης του με την επιχείρηση, τις πιστώσεις που τυχόν έχει προσφέρει και τις υποσχέσεις που έχει δώσει η επιχείρηση και τις οποίες δεν έχει τηρήσει. Καθορίστε ακόμη για κάθε μία περίπτωση το επιθυμητό και το ρεαλιστικό πλαίσιο τακτοποίησης της οφειλής. Τόσο αναφορικά με το ποσό της οφειλής όσο και με τους τρόπους εξόφλησης (π.χ. για μία οφειλή 10.000€ ο τρόπος εξόφλησης θα μπορούσε να φθάσει στις 10 δόσεις των 1.000€ ανά μήνα).
• Στη συνέχεια αποφασίστε τον τρόπο επικοινωνίας. Προφορικά ή εγγράφως. Η προφορική (τηλεφωνική ή δια ζώσης) επικοινωνία μπορεί να είναι αποτελεσματική στις περιπτώσεις προμηθευτών που έχουν μακρά και καλή σχέση με την επιχείρηση και τον επιχειρηματία. Στις υπόλοιπες περιπτώσεις προτείνεται η επικοινωνία να είναι έγγραφη (επισυνάπτεται σχετικό υπόδειγμα επιστολής).
• Στην περίπτωση που αποφασίσετε να κάνετε προφορική επικοινωνία (ειδικά τηλεφωνική) θα πρέπει να έχετε όλο το αρχείο μπροστά σας, ώστε να γίνεται αναφορά σε αυτό εφόσον χρειαστεί. Υιοθετήστε ένα άμεσο, επαγγελματικό ύφος. Είναι κατανοητό στον προμηθευτή σας ότι βρίσκεστε σε οικονομική αδυναμία αλλά και εκείνος έχει κάθε δικαίωμα να πληρωθεί. Ποτέ μην το αφήσετε να γίνει προσωπικό ζήτημα. Προσπαθήστε να θυμίσετε στον προμηθευτή σας την καλή μέχρι τώρα συνεργασία σας. Και βεβαίως με σταθερότητα διατυπώστε την πρόθεσή σας να πληρώσετε το οφειλόμενο ποσό, μέσα στις οικονομικές δυνατότητες της επιχείρησης.
• Να είστε προετοιμασμένος να προσαρμοστείτε στην εκάστοτε κατάσταση. Σκεφτείτε τον προμηθευτή που θα χρειαστεί να χειριστείτε κάθε φορά και προσαρμοστείτε στις συγκυρίες. Να είστε έτοιμος να αποδεχτείτε ένα λογικό πρόγραμμα αποπληρωμής και πρόθυμος να χειριστείτε την τρέχουσα περίσταση. Είναι καλό να διαθέτετε και μια δική σας πρόταση για την αποπληρωμή, προς διαπραγμάτευση.
• Κρατήστε λεπτομερείς, ακριβείς σημειώσεις για κάθε επαφή με τους προμηθευτές. Αυτές οι σημειώσεις θα σας φανούν χρήσιμες σε επόμενα τηλεφωνήματα και είναι ανεκτίμητες σε περίπτωση ασκήσεως προσφυγής από την πλευρά του προμηθευτή. Οι καλές σημειώσεις θα σας βοηθήσουν να αποδείξετε ότι βρίσκεστε με καλή πίστη απέναντι στην οφειλή σας.
• Δώστε στον προμηθευτή σας να καταλάβει ότι έχετε διάθεση να εξοφλήσετε τις υποχρεώσεις σας απέναντί του.
• Όταν διαπραγματεύεστε το ύψος της πληρωμής προτείνετε εσείς το ποσό που είναι μέσα στις δυνατότητες της ρευστότητάς σας. Δώστε του να καταλάβει ότι εξαντλείτε με την πρόταση αυτή τις δυνατότητές σας. Δείξτε υπομονή αλλά και επιμονή. Ο προμηθευτής πρέπει να αντιληφθεί ότι έχει απέναντί του μια σωστά οργανωμένη επιχείρηση που γνωρίζει ακριβώς τις υποχρεώσεις της και έχει ένα ρεαλιστικό σχέδιο αποπληρωμής τους.
• Ενημερώνετε τον πίνακα των υποχρεώσεων με κάθε καινούργια ληξιπρόθεσμη υποχρέωση που θα δημιουργηθεί αλλά και με κάθε συμφωνία που γίνεται για τις υφιστάμενες υποχρεώσεις.
• Παρακολουθείστε με προσοχή τον χρόνο ωρίμανσης κάθε υποχρέωσης καθώς και τις προθεσμίες που τυχόν υπάρχουν ανάλογα με τους όρους της σύμβασης αγοράς ή με το μέσο πληρωμής (π.χ. την προθεσμία για τη σφράγιση επιταγής εάν η πληρωμή έχει γίνει με επιταγές). Είναι κάτι εξαιρετικά σημαντικό ειδικά για τις περιπτώσεις εκείνες που θα οδηγηθούν σε δικαστική διεκδίκηση.
• Πρέπει να αντιληφθούμε ότι η απόφαση των προμηθευτών μας, για το αν κάποια απαίτησή τους θα οδηγηθεί σε δικαστική διεκδίκηση, συνήθως λαμβάνεται αφού και από την πλευρά τους μελετήσουν τα στοιχεία της. Αυτά είναι:
  
  
  • Η σαφήνεια και καθαρότητα της συμφωνίας πώλησης. Υπάρχει σύμβαση; Έχουν εκδοθεί όλα τα σχετικά φορολογικά παραστατικά; Υπάρχει στα μέσα πληρωμής κάποιο αξιόγραφο (π.χ. επιταγή ή συναλλαγματική);
  • Ο χρόνος γέννησης της απαίτησης. Υπάρχουν βάσει του νομοθετικού πλαισίου διαφορετικές προθεσμίες παραγραφής μιας απαίτησης. Καλό είναι να ερωτηθεί ένας νομικός.
  • Το ύψος της απαίτησης σε σχέση με το κόστος της δικαστικής διεκδίκησης. Κανείς δεν θα μπει άδικα σε νομικές περιπέτειες για την είσπραξη μιας μικρού ύψους οφειλής.
  • Η κατάσταση του υπόχρεου. Είναι ακόμη ενεργή η επιχείρησή του ή μήπως έχει πτωχεύσει ή έχει διακόψει τις εργασίες της;

• Ειδική αναφορά χρειάζεται να γίνει στις περιπτώσεις που ο προμηθευτής μας έχει στα χέρια του επιταγές της επιχείρησης. Η επιταγή είναι ένα αξιόγραφο που ο νόμος προβλέπει ταχείες διαδικασίες διεκδίκησης της απαίτησης που περιγράφει. Θα πρέπει να γνωρίζουμε:

• Ποιες επιταγές μας – που δεν έχουν εξοφληθεί κανονικά – έχουν σφραγιστεί και ειδικά ποιες έχουν αναγγελθεί στον ΤΕΙΡΕΣΙΑ.
• Δεν θα πρέπει να αγνοούμε ή να παραβλέπουμε τυχόν διαταγές πληρωμής που εκδίδονται και μας επιδίδονται στη βάση των επιταγών. Πρέπει άμεσα να ενημερώνουμε το δικηγόρο της επιχείρησης για να παρακολουθεί την εξέλιξή τους. Ειδικά εάν υπάρχει διαφωνία της επιχείρησης για το ύψος της απαίτησης, θα πρέπει ο δικηγόρος να προβαίνει στις ανάλογες νομικές ενέργειες ανακοπής της διαδικασίας.
• Στην περίπτωση εξόφλησης μιας επιταγής αναγγελμένης, δεν πρέπει να παραβλέψουμε να ζητήσουμε βεβαίωση από τον προμηθευτή μας ότι εξοφλήθη η απαίτησή του και να την παρουσιάσουμε στην τράπεζα που σφράγισε τη επιταγή, ζητώντας να ενημερώσει τον ΤΕΙΡΕΣΙΑ ότι η επιταγή τακτοποιήθηκε. Μόνο έτσι θα ενημερωθεί το σύστημα και θα απαλλαγούμε από την καταχώρηση στα δυσμενή.